Digitalisasi Layanan Administrasi Desa

Mengurus surat di kantor desa seharusnya cepat dan mudah, bukan menghabiskan waktu seharian. Program ini dijalankan lewat aplikasi Urus Surat Digital.

Masalahnya sekarang

• Bolak-balik karena syarat tidak jelas — baru tahu ada yang kurang setelah sampai di kantor desa.
• Perangkat tidak ada di tempat — sudah datang, petugasnya tidak ada.
• Pelayanannya lama — satu surat bisa makan waktu berhari-hari.

Solusinya

Lewat Urus Surat Digital, surat bisa diajukan dari mana saja, syaratnya jelas sejak awal, dan surat selesai paling lambat 24 jam sejak pengajuan yang lengkap diterima. Gratis, tanpa pungutan.

Surat yang memerlukan pihak di luar kantor desa — misalnya keterangan ahli waris yang butuh saksi dan tanda tangan camat — bisa lebih lama dari 24 jam. Keterangan ini sudah tertulis di syarat layanannya, jadi warga tahu sejak awal.

Layanan yang bisa diajukan

• Surat pengantar KTP, KK & akta
• Surat keterangan domisili
• Surat keterangan usaha
• Surat keterangan tidak mampu (SKTM)
• Surat keterangan kelahiran & kematian
• Surat pindah
• Surat pengantar nikah
• Surat pengantar SKCK
• Surat keterangan ahli waris

Cara mengajukan

• Website dari HP — pilih layanan, isi, unggah foto dokumen syarat.
• Bot WhatsApp — semua layanan di website juga bisa lewat chat.
• Lewat RT — untuk warga yang tidak memakai HP.
• Anjungan layanan mandiri di kantor desa — bagi yang belum terbiasa memakai HP, dibantu petugas.

Syarat setiap layanan bisa dicek dulu di website dan bot WhatsApp, jadi sekali datang langsung selesai.

Alurnya

1. Ajukan — pilih layanan, unggah foto dokumen syarat.
2. Diperiksa petugas — kalau ada yang kurang, warga dikabari.
3. Surat dibuat sistem.
4. Ditandatangani kepala desa.
5. Siap — warga dikabari, lalu surat diambil di kantor desa, atau dikirim digital berupa PDF dengan kode QR untuk cek keasliannya, kalau jenis suratnya memungkinkan.

Keterbukaan & privasi

• Syarat dan perkiraan waktu setiap layanan terbuka untuk semua warga.
• Warga bisa memantau permohonannya sendiri sampai surat siap, dan hanya bisa melihat miliknya sendiri.

Kapan mulai

Program ini dimulai dalam 100 hari kedua masa jabatan, dengan peluncuran aplikasi Urus Surat Digital.

Bagian dari Bumijawa Digital

Aplikasi Urus Surat Digital adalah satu dari empat aplikasi di portal Bumijawa Digital (BuDi): Wadul Lurahe, Urus Surat Digital, Open APBDes, dan myPBB. Keempatnya bisa dibuka dari satu website dan satu nomor WhatsApp desa.